В сети не умолкают недовольные отзывы о процедуре проведения государственных конкурсов. Особенно возмущает общественность недавний случай с отменой заказа в связи с тем, что ни один конкурсант не смог предоставить корректную документацию: ряду компаний было отказано по причине неправильно скрепленных документов…
Казалось бы, при чем здесь качество услуг поставщика, которое, по сути, оценивается на конкурсе, и скрепление документов? Но если посмотреть на это с другой стороны, со стороны комиссии и заказчика, такие ошибки говорят о недостатке внимания подрядчика к мелким деталям. А это важная компетенция для поставщика. Особенно, если речь идет о разработке сложных технологических продуктов. Не вдаваясь в рассуждения о несправедливости мироздания и наличия коррупции в государстве, приведем несколько практических рекомендаций на основе проверки более 500 конкурсных заявок и отчетных материалов, с которыми пришлось иметь дело, будучи экспертом от Минобрнауки и Фонда Бортника (с 2006г.). Рекомендации эти помогут понять логику работы с госзаказами и принять решение, стоит ли вашей компании ввязываться в это непростое дело.
Оговоримся, что написанное в статье в основном касается открытых конкурсов (стоимостью от 1 млн рублей); наши рекомендации будут особенно полезны компаниям, где нет большого специального отдела по работе с государственными тендерами.
Формальные ошибки
Скрупулезность в формальной подготовке документов – это, пожалуй, общее правило при взаимодействии с любыми государственными структурами в нашей стране. И вроде бы – это очевидно. Но на моей практике 10% заявок не проходили конкурс именно и только по этой причине. Какие здесь самые распространенные ошибки?
- Непрошитая заявка (или прошитая, но не заверенная подписью и печатью организации);
- Выписка из ЕГРЮЛ – не свежая (обычно она должна быть не более полугодовой давности, в некоторых случаях – месячной) или предоставлен не оригинал, а простая копия без нотариального заверения;
- Нет «Решения об одобрении участия в крупной сделке» со стороны акционеров компании (для простоты понимания, этот документ необходимо предоставлять компаниям, для которых стоимость контракта существенно больше размера уставного капитала);
- Постраничная нумерация отсутствует или выставлена неверно;
- В разных документах предложения поставщика часто запрашиваемый объем финансирования и/или даты выполнения этапов проекта не соответствуют друг другу;
- Нет документа, подтверждающего полномочия сотрудника организации, подписывающего конкурсную заявку.
Опытные компании, которые часто принимают участие в тендерах, имеют все стандартные документы (устав, свидетельства о регистрации, типовые формы квалификации) всегда в готовом виде, и это значительно экономит время при подготовке к конкурсу.
Не учли все требования
А вот это уже очень веское основание для отказа. Абсолютно все требования по техническому заданию должны быть перечислены в конкурсной документации с указанием, что они будут исполнены. Например, написано:
- Должна быть разработана концепция сайта;
- Интерфейс сайта должен быть адаптивным;
- Должно быть разработано мобильное приложение;
- Мобильное приложение должно содержать все функции сайта и т.д.
Нужно все эти требования скопировать и заменить «должно быть» и «должно» на «будет». Вот таким образом:
- Будет разработана концепция сайта;
- Интерфейс сайта будет адаптивным;
- Будет разработано мобильное приложение;
- Мобильное приложение будет содержать все функции сайта и т.д.
Иными словами, требования должны быть прописаны в точности в подаваемых документах, где вы перечисляете, какой объем услуг собираетесь предоставить. Ни одно требование пропускать нельзя, даже те, что прописаны мелким шрифтом и в сносках (их, как правило, не замечают).
Вообще, требования – это то, на что надо в самом начале обращать внимание. Они дают ключ к пониманию, стоит ли участвовать в конкретном конкурсе. Например, если в требованиях перечислен объем работы на 2 года, а сделать надо за месяц, то лучше за такое и не браться. Скорее всего, это нечестный конкурс и победитель в нем определен заранее. Далее, не нужно участвовать в конкурсах со странными требованиями: например, нужно построить дом из красного кирпича, завезенного из Камчатки через Китай. Здесь явно какая-то непрозрачная история. Не тратьте время. Изучив внимательно разнообразные требования, вы начнете отличать выполнимые от невыполнимых, а значит честные конкурсы от нечестных.
Тайм-менеджмент
Многие проблемы возникают у конкурсантов в связи с нехваткой времени на подготовку. Успеть все вовремя можно только в том случае, если компания начала оформление документов сразу после публикации лота. Заявленные дедлайны никаких поблажек не дают и рассчитаны впритык. При этом отслеживать конкурсы на официальном сайте госзакупок крайне неудобно и трудозатратно. Едва ли не все, кто когда-либо пытался следить за конкурсами через официальный сайт госзакупок, теряли подходящий лот или обнаруживали его тогда, когда уже не оставалось времени на оформление и подачу документов (отсюда всевозможные несоответствия конкурсных документов заявленным требованиям). Проблему решают альтернативные сайты и мобильные приложения, где можно автоматизировать поиск по заданным параметрам и получать уведомления на почту или телефон (например бесплатные сервисы: TenderCat, IST-budget, Z-monitor и др.). Существуют и платные программы, так что есть из чего выбирать. Не следует делать только одного - надеяться на продуктивное использование сайта госзакупок.
Нет оборотных средств
Как правило, участие в конкурсе предусматривает оплату обеспечения конкурсной заявки (это до 5% от стоимости лота); далее – если заявка признана победителем конкурса, то надо оплатить еще и обеспечительный взнос за контракт (это может составлять еще до 10% от стоимости лота). Таким образом, компании надо иметь на балансе до 15% от стоимости лота на срок до 1-2 месяцев: при лоте, например, стоимостью в 3 млн рублей – это значительная сумма. Не все компании могут позволить себе такое расточительство и вынуждены отказаться от участия в борьбе за дорогой лот из-за нехватки средств. Выход есть: в качестве обеспечения контракта можно заручиться банковской гарантией, тогда деньги с оборота снимать не придется. Однако получение банковской гарантии - дело хлопотное, требующее долгого оформления, поэтому этим нужно озаботиться сразу, как только найден подходящий лот.
Кстати, и при оплате обеспечения заявки часто бывают формальные ошибки: конкурсанты неверно указывают реквизиты и основание платежа либо не прикладывают копию платежного поручения в состав документов заявки, а иногда совершают оплату с опозданием.
В заключение
Зная ситуацию изнутри, могу утверждать, что обычная компания вполне может получить госзаказ: не нужно пренебрегать этим источником финансирования, слушая голословные высказывания про абсолютную предрешенность всех тендеров. Главное – научиться правильно обращаться с системой, пока с той, что есть.
Материал подготовлен на основе оценок подаваемых заявок на государственные тендеры в IT-отрасли.
http://finam.info
- 30 просмотров